Комиссия по правам человека дебютирует с «радикальной» платформой управления документами

Источник · Перевод автора

Автоматизированная облачная EDRMS.

Несмотря на то, что решение RADICAL, разработанное Австралийской комиссией по правам человека, набирает обороты, пока оно находится на полпути к внедрению автоматизированной системы управления цифровыми документами, оно набирает обороты и демонстрируется другим федеральным агентствам.

Проект капитального ремонта, включенного в переход на Microsoft Azure, проект «Инновации в области записи и документирования и искусственного обучения (RADICAL, Record And Document Innovation and Capture – Artificial Learning)» разрабатывался чуть более года.

Перемещение большей части IT-операций AHRC из одной комнаты в офисе в Канберре с 60 локальными серверами в облако позволило комиссии улучшить архитектуру и доступ к своим материалам.

Работая на интегрированной платформе управления данными RecordPoint Records365, проект RADICAL автоматически сканирует записи и назначает теги метаданных, которые ранее применялись автором документа.

Директор по информационным технологиям AHRC Рон МакЛей (Ron McLay) сказал iTnews, что автоматизированный процесс тегирования является правильным примерно в 80% случаев, что фактически является улучшением по сравнению с тем, что было достигнуто вручную.

Он и информационный менеджер AHRC Райан МакКонвилл (Ryan McConville) сказали, что сравнение точности метода немного похоже на ситуацию с яблоками и апельсинами, качество заметно выше, и «80 процентов были бы целью мечты для любого агентства».

Маклей сказал, что человеческая природа часто ставит галочки снова и снова при сохранении файлов, или не полностью понимает некоторые параметры и, таким образом, пропускает некоторые поля или игнорирует другие, которые были бы применимы.

Платформа также применяет метки быстрее, чем способны люди, что позволяет сотрудникам выполнять более ценную работу, чем ставить отметки.

Поскольку RADICAL включает в себя машинное обучение, McLay ожидает увеличения точности примерно до 95 процентов, поскольку платформа продолжает подвергаться большему количеству записей.

Маклей сказал, что платформа была впервые развернута в юридическом отделе AHRC, который обладает самой высокой пропускной способностью в комиссии и всегда ищет инструменты, которые помогут облегчить ее работу.

Контроль версий также получил поддержку благодаря программе RADICAL, вызванной переходом на Azure.

«Поскольку мы переводим все в RADICAL, это намного лучше организовано», — сказал Маклей.

«Мы удаляем все дубликаты. Мы ввели версионность для наших сотрудников, поэтому сотрудники тратят гораздо меньше времени на поиск документов или задаются вопросом о том, где они должны их сохранять».

Маклей добавил, что нет необходимости хранить физические дубликаты документов, чтобы сэкономить агентству 17 000 долларов в год.

Этот процесс также был упрощен за счет упрощения платформы.

«Мы избежали каких-либо сторонних надстроек. Мы избежали каких-либо настроек, и мы были очень дисциплинированными. Мы сделали его максимально простым, чтобы пользовательский интерфейс был четким, чистым и легким».

Легкость решения привлекла внимание других федеральных агентств и не позволила AHRC не допускать плохих книг Национального архива, добавил он, поскольку до внедрения RADICAL комиссия пыталась выполнить свои обязательства в рамках Commonwealth Digital 2020 политика.

С тех пор он получил похвалу от архивов как лидеров в области электронных систем управления документами и записями, и его попросили продемонстрировать платформу более чем дюжине агентств, сказал Маклей.

Он ожидает, что развертывание по всей комиссии будет завершено в начале нового года.