Почему автоматизация – ключ к борьбе с профессиональным мошенничеством

Почему автоматизация – ключ к борьбе с профессиональным мошенничеством

Источник · Перевод автора

Когда сотрудник предприятия видит возможность получения личной выгоды за счет незаконной или аморальной деятельности на работе, у него может возникнуть соблазн совершить вид мошенничества, известный как мошенничество на рабочем месте.

Этот вид мошенничества может происходить по любому количеству причин; однако, независимо от мотивации сотрудника, для успешного совершения профессионального мошенничества требуется среда, способствующая как мошенничеству, так и представлению сотрудника о том, что его деятельность останется незамеченной.

Риск профессионального мошенничества возрастает для предприятий любого размера, и он, вероятно, продолжит расти и в будущем, если организации не будут активно работать над изменением среды и сделать мошенничество намного сложнее и избежать наказания за него. В частности, малые и средние предприятия (СМБ) сильно пострадали от сбоев, вызванных глобальной пандемией. Многие руководители бизнеса были сосредоточены на том, как восстановиться, адаптироваться и спланировать предстоящие неопределенные времена. Это только подчеркивает важность снижения риска мошенничества и создания надежных процессов для противодействия мошеннической деятельности.

За последние 18 месяцев малые и средние предприятия столкнулись с необходимостью адаптации, чтобы выжить в изменившейся экономической среде. Они значительно скорректировали бизнес-модели, при этом некоторые малые и средние предприятия внедрили новые рабочие модели, такие как удаленная или гибридная работа, и изменили цепочку подчинения и личные действия на цифровые и удаленные.

Требование продуктивной работы из любого места означало, что малые и средние предприятия приняли технологии и оцифровали процессы, которые раньше выполнялись вручную. Это будет по-прежнему иметь жизненно важное значение для выживания и роста бизнеса в будущем. Кроме того, автоматизация может иметь особенно важное значение для защиты предприятий от мошенничества и повышения устойчивости цифровой экономики. Автоматизированные процессы могут обнаруживать потенциально мошенническую деятельность на основе распознавания образов, предупреждая менеджеров об этой деятельности до того, как она будет стоить бизнесу денег.

Однако некоторые предприятия продолжают полагаться на ручные, бумажные и / или электронные процессы, что подвергает их большему риску мошенничества из-за изменившегося взаимодействия между клиентами и поставщиками.

Во время пандемии 72 процента австралийских организаций сообщили об увеличении риска мошенничества и коррупции, а 92 процента также считают, что риск кибермошенничества увеличился. Поскольку предприятия столкнулись с новой операционной средой, 51 процент организаций сообщили, что это отрицательно повлияло на способность расследовать предполагаемое мошенничество или коррупцию в бизнесе, но 25 процентов организаций отложили или отменили программы предотвращения мошенничества и коррупции во время пандемии.

Согласно глобальному исследованию, посвященному мошенничеству и злоупотреблениям на производстве, средний убыток от мошенничества для предприятий в Азиатско-Тихоокеанском регионе составил 195 000 долларов США. Для малого и среднего бизнеса, уже находящегося в тяжелом положении, мошенничество может нанести сокрушительный удар. Хотя мошенничество стоит денег, оно также может создавать другие риски, связанные с соблюдением нормативных требований. Влияние мошенничества также может повлиять на сотрудников, безопасность, окружающую среду, репутацию и отрасль.

Одна из наиболее распространенных форм профессионального мошенничества – это несоблюдение требований сотрудников к расходам, когда сотрудники тратят деньги компании на предметы, не связанные с бизнесом. Это может быть сложно идентифицировать и отслеживать вручную. Точно так же такие задачи, как выставление счетов, могут быть целью мошенничества из-за дублирования счетов-фактур поставщика. Согласно опросу КПМГ о мошенничестве, 62% австралийских организаций отметили, что сотрудники являются самым большим источником риска.

Эффективный способ обеспечения соответствия и снижения риска мошенничества – внедрение интегрированной и автоматизированной облачной системы управления, которая может отслеживать командировки, расходы и счета. Эта технология также обеспечивает безопасность и экономичность.

Автоматизация играет ключевую роль в снижении риска мошенничества, поскольку она может просматривать данные о расходах и счетах и ​​отклонять любые несоответствующие. Это также устраняет риск дублирования и неправильных платежей, сравнивая новые счета-фактуры с заказами на покупку и ранее оплаченными счетами, а затем предупреждая финансовую команду о любых аномалиях.

Профессиональное мошенничество также может быть случайным. Например, при использовании ручного процесса на основе электронных таблиц сотрудники могут делать ошибки, такие как ввод неверных данных или дублирование счетов-фактур. Это значительно упрощает прохождение несоответствующих расходов или счетов-фактур. Часто эти ошибки могут оставаться незамеченными до завершения аудита; однако к тому времени может быть уже слишком поздно возмещать затраты. Это означает, что предприятия малого и среднего бизнеса могут даже не осознавать финансовые последствия несоблюдения требований.

На отказоустойчивость бизнеса влияет мошенничество, поскольку неверные бизнес-данные могут повлиять на неверные стратегические решения. Поскольку малые и средние предприятия прокладывают путь к восстановлению и росту бизнеса, информация и анализ данных имеют решающее значение; однако дезинформация может означать, что бизнес может сосредоточиться на неправильных областях или внедрять ненужные процессы и терять время восстановления, ресурсы и финансовый рост.

Автоматизация – это ключ к выживанию предприятий при профессиональном мошенничестве. Это единственный способ уверенно двигаться вперед, используя точные и ценные сведения для обеспечения устойчивости бизнеса и стратегического планирования будущего.